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Gestión del AMPA: socios, cuotas y papeles
Llevar un AMPA es un trabajo voluntario que se come las tardes de la junta: altas de socios, recibos, avisos a las familias, actas, justificantes. Con Cabo Luna 360 la junta decide y Cabo Luna se encarga: elegís los bloques de gestión que queréis y dejáis de hacer el papeleo. Cabo Luna trabaja con colegios desde 2012 y ya gestionó para un AMPA las inscripciones y el cobro por domiciliación. Contadnos qué os pesa más y os enviamos el presupuesto detallado.
La ficha, de un vistazo
- Para quién
- AMPAs y AFAs cuya junta quiere quitarse trabajo administrativo y de comunicación y que no se pierda nada cuando cambie la junta
- Duración
- Por curso escolar, o por los meses que acordéis. Podéis empezar por un solo bloque, por ejemplo los cobros, y ampliar después.
- Tamaño del grupo
- Se ajusta al tamaño del AMPA: familias, socios y actividades que lleve.
- Temporada
- Todo el curso escolar. Los momentos de más trabajo suelen ser septiembre (familias nuevas y altas de socios) y el cierre del ejercicio.
- Seguridad
- El AMPA es responsable del tratamiento de los datos de las familias y Cabo Luna actúa como encargada del tratamiento, con un contrato por escrito. Antes de contratar os explicamos quién accede a qué, cómo se guardan los datos y cuánto tiempo.
- Accesibilidad
- Es un servicio a distancia y por escrito. Si alguien de la junta prefiere reuniones presenciales o necesita otro formato, lo acordamos antes de empezar.
Actividades
- Socios: altas, renovación de cuotas, recibos y certificados de socio
- Cobros: domiciliación a las familias, avisos de impago y control de ingresos y gastos de cada actividad, con sus justificantes para el cierre del ejercicio
- Comunicación: avisos a las familias por grupos, circulares y carteles de cada actividad, información a las familias nuevas en septiembre y captación de socios
- Junta: preparación de asambleas y actas, memoria de actividades del curso y archivo para el relevo de junta (histórico de actividades, proveedores y cuentas)
- Ayudas: aviso de convocatorias de ayudas y subvenciones y preparación de la memoria de actividades que suelen pedir
- Protección de datos: consentimientos de las familias y control de quién accede a qué
Programa tipo
Orientativo: el definitivo lo cerramos con vosotros antes de contratar.
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Cómo se elige, por bloques
- Socios, cobros, comunicación, junta, ayudas y protección de datos: la junta elige los que quiere
- Se puede empezar con un solo bloque y ampliar cuando veáis que funciona
- Lo que asumimos y lo que sigue en manos de la junta queda reflejado antes de empezar
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Un curso tipo
- Septiembre: información a las familias nuevas, altas de socios y consentimientos
- Durante el curso: recibos, avisos a las familias, ingresos y gastos de cada actividad con sus justificantes
- Asambleas: preparación de la documentación y de las actas
- Final de curso: memoria de actividades, cierre del ejercicio y archivo para el relevo de junta
Qué incluye
- Los bloques de gestión que elija la junta, uno o varios
- Una persona del equipo de Cabo Luna como interlocutora de la junta
- Información ordenada y justificantes para vuestra asesoría y para el cierre del ejercicio
- Archivo de la actividad del AMPA para que el relevo de junta no pierda información
No incluye
- Contabilidad oficial, impuestos y presentación de obligaciones fiscales, que siguen en manos del AMPA y de su asesoría
- Firma de documentos en nombre del AMPA
- Bloques de gestión que la junta no haya elegido
Preguntas frecuentes
Ya tenemos una empresa o un programa para esto. ¿Hay que cambiarlo todo?
No. Podéis encargarnos solo los bloques que no cubre lo que ya usáis y mantener el resto. Si tenéis una hoja de cálculo, un programa de socios o una gestoría, vemos cómo encaja lo nuestro para no duplicar trabajo ni perder el histórico.
¿Quién responde ante las familias?
Ante las familias, el AMPA sigue siendo el AMPA: los avisos y circulares salen con vuestro nombre y lo que se publica lo acordáis vosotros. Cabo Luna los prepara y los envía, y os contamos quién atiende las consultas y cómo os trasladamos lo que no podamos resolver.
¿Qué sigue siendo del AMPA?
La contabilidad oficial, los impuestos, la presentación de obligaciones fiscales y la firma de documentos. Cabo Luna no es una asesoría fiscal: entrega la información ordenada para que vuestra asesoría trabaje más rápido.
¿Cómo se cobra el servicio?
Según los bloques que elijáis y el tamaño del AMPA, con la forma de pago que pactéis con la junta. Si Cabo Luna cobra a las familias por domiciliación en nombre del AMPA, también acordamos cómo se ingresa el dinero y cómo se justifica.
¿Qué pasa cuando cambia la junta?
Para eso está el archivo: guardamos el histórico de actividades, proveedores, cuentas y documentos, así que la junta nueva empieza con la información en orden y no desde cero. Los cambios de presidencia, tesorería o secretaría se comunican y se actualizan los accesos.
¿Cómo se tratan los datos de las familias y de los menores?
El AMPA es responsable del tratamiento y Cabo Luna es encargada del tratamiento. Solo se piden los datos necesarios, con el consentimiento de las familias cuando haga falta, y se controla quién accede a qué. Los datos de salud, como alergias, solo los imprescindibles. Las condiciones quedan en un contrato.
También os puede encajar
Asesoría y trámites legales para AMPAs
Por curso o por meses
Obligaciones, actas, contratos y datos en orden, para que la junta firme tranquila y sin perder tardes.
Primeros del cole y servicio de tarde
Todo el curso, por meses o días
Acogida antes de clase y tardes cubiertas: las familias concilian y los niños empiezan el día con calma.
Extraescolares para AMPAs
Curso completo o por trimestres
Inglés, deporte, teatro, baile y arte en vuestro colegio, con monitores y sin papeleo para la junta.
