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Asesoría y trámites legales para AMPAs
Un AMPA es una asociación y, aunque la lleven familias voluntarias, tiene obligaciones: registro, libros, asambleas, Hacienda, protección de datos, seguros y contratos con las empresas de actividades. Con Cabo Luna 360 la junta decide y Cabo Luna os lo deja en orden: el calendario de obligaciones del curso, la documentación al día y los modelos listos, y revisamos con vosotros los contratos antes de que los firméis. Cabo Luna no es un despacho de abogados ni una asesoría fiscal: lo que requiere la firma o el criterio de un profesional colegiado lo hace uno, y os ayudamos a encontrarlo y le preparamos la documentación. Trabajamos con colegios desde 2012.
La ficha, de un vistazo
- Para quién
- AMPAs y AFAs cuya junta quiere saber qué tiene que cumplir cada curso, llevarlo al día y que no se pierda nada cuando cambie la junta
- Duración
- Por curso escolar, o por los meses que acordéis. Podéis empezar por un solo bloque, por ejemplo el calendario de obligaciones o la revisión de contratos, y ampliar después.
- Tamaño del grupo
- Se ajusta al tamaño del AMPA, al número de actividades que lleve y a los contratos que tenga con empresas.
- Temporada
- Todo el curso escolar. Los momentos de más trabajo suelen ser septiembre (cambio de junta, familias nuevas y consentimientos), la asamblea de cuentas y el cierre del ejercicio.
- Seguridad
- La junta sigue siendo la responsable legal del AMPA y Cabo Luna la acompaña. Los documentos con datos de familias y de menores se tratan con un contrato de encargo por escrito, y antes de contratar os explicamos quién accede a qué y cuánto tiempo se guarda.
- Accesibilidad
- Es un servicio a distancia y por escrito. Si alguien de la junta prefiere reuniones presenciales o necesita otro formato, lo acordamos antes de empezar.
Actividades
- Constitución y registro: estatutos, inscripción en el registro de asociaciones de la comunidad autónoma, NIF y certificado digital de la asociación, y comunicación al registro de los cambios de junta y de estatutos
- Libros y asambleas: libro de socios, libro de actas, contabilidad e inventario, y asamblea general para aprobar cuentas y presupuesto, con sus convocatorias y actas
- Obligaciones fiscales: un AMPA no tiene ánimo de lucro, pero tiene obligaciones con Hacienda (Impuesto sobre Sociedades salvo que cumpla los requisitos para no presentarlo, retenciones cuando paga a profesionales o monitores, declaración de operaciones con terceros y, en algunos casos, IVA)
- Protección de datos: registro de actividades de tratamiento, información y consentimientos de las familias, contratos de encargo con las empresas de actividades y cuidado especial con los datos de menores y de salud
- Protección de la infancia: certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales de todas las personas que trabajan con menores y protocolos de protección
- Seguros: responsabilidad civil de la asociación, accidentes en las actividades y voluntariado
- Contratos: revisión práctica antes de firmar con empresas de extraescolares, autobuses o espacios (seguros, responsabilidades, cancelaciones y datos)
- Subvenciones: convocatorias de ayuntamientos y comunidad autónoma, solicitud y justificación
- Relación con el centro: uso de espacios del colegio con autorización del centro y del consejo escolar, y representación del AMPA en el consejo escolar
Programa tipo
Orientativo: el definitivo lo cerramos con vosotros antes de contratar.
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Cómo se elige, por bloques
- Registro y libros, asambleas, obligaciones fiscales, protección de datos, protección de la infancia, seguros, contratos y subvenciones: la junta elige los que quiere
- Se puede empezar con un solo bloque y ampliar cuando veáis que funciona
- Lo que asumimos, lo que hace un profesional colegiado y lo que sigue en manos de la junta queda recogido antes de empezar
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Un curso tipo
- Septiembre: calendario de obligaciones del curso, consentimientos de las familias y certificados de quienes trabajan con menores
- Antes de firmar con empresas de actividades: revisión de contratos, seguros y encargos de datos
- Durante el curso: convocatorias y actas, solicitud y justificación de subvenciones
- Final de curso: asamblea de cuentas y presupuesto, cambios de junta comunicados al registro y archivo para la junta siguiente
Qué incluye
- Calendario de obligaciones del curso, con fechas y responsables
- Documentación del AMPA ordenada y archivada para el relevo de junta
- Modelos de convocatorias, actas, consentimientos y autorizaciones
- Revisión práctica de los contratos con empresas de actividades, autobuses o espacios antes de firmar
- Documentación preparada para cada trámite: registro, subvenciones, consejo escolar
- Ayuda para encontrar un abogado o un asesor fiscal cuando el trámite lo requiera, con la documentación lista
No incluye
- Asesoramiento jurídico ni fiscal, ni la firma de documentos que exijan un abogado o un asesor fiscal: los hace un profesional colegiado
- Presentación de impuestos y declaraciones, que siguen en manos del AMPA y de su asesoría
- Firma de documentos en nombre del AMPA: la responsabilidad legal es de la junta
- Bloques que la junta no haya elegido
Preguntas frecuentes
¿Sois abogados o asesores fiscales?
No. Lo que hacemos es ordenar: el calendario de obligaciones, la documentación, los modelos de actas y consentimientos y una revisión práctica de los contratos. Cuando un trámite necesita la firma o el criterio de un abogado o de un asesor fiscal, lo hace un profesional colegiado, y os ayudamos a encontrarlo y le preparamos la documentación para que trabaje más rápido.
¿Se puede contratar solo una parte, por ejemplo revisar un contrato?
Sí. El servicio va por bloques: podéis pedir solo la revisión del contrato con una empresa de actividades antes de firmarlo, o solo el calendario de obligaciones, y ampliar después si os encaja.
¿Qué pasa si el AMPA no está al día con el registro o con Hacienda?
Puede traer problemas para recibir subvenciones, firmar contratos o abrir una cuenta, y la responsabilidad es de la junta. Lo primero es saber en qué punto está el AMPA: revisamos con vosotros la documentación que tenéis, qué falta y en qué orden conviene regularizarlo. Lo que requiera un profesional, como una declaración atrasada, lo lleva un asesor colegiado.
¿Nos ayudáis con la protección de datos?
Sí, en la parte práctica: preparamos el registro de actividades de tratamiento, los textos informativos y los consentimientos de las familias y los contratos de encargo con las empresas de actividades. Los datos de menores y los de salud, como alergias, se piden solo cuando son imprescindibles. Si el AMPA necesita un dictamen jurídico, lo hace un profesional.
¿Qué hay que pedir a los monitores y al personal que trabaja con niños?
A toda persona que trabaje con menores hay que pedirle el certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales, y conviene tener un protocolo de protección de la infancia. Con las empresas de actividades, lo habitual es pedirlo en el contrato. Os preparamos la lista de lo que pedir y el modelo, y la guardamos ordenada.
¿Y los seguros?
Un AMPA debería tener responsabilidad civil de la asociación, y revisar cómo quedan cubiertos los accidentes en las actividades y el voluntariado. Al revisar un contrato miramos qué seguro aporta la empresa y qué queda a cargo del AMPA. La contratación del seguro la hacéis vosotros con la aseguradora que elijáis.
También os puede encajar
Gestión del AMPA: socios, cuotas y papeles
Por curso o por meses
Socios, cobros y avisos en orden, y una junta que vuelve a tener las tardes libres.
Extraescolares para AMPAs
Curso completo o por trimestres
Inglés, deporte, teatro, baile y arte en vuestro colegio, con monitores y sin papeleo para la junta.
Primeros del cole y servicio de tarde
Todo el curso, por meses o días
Acogida antes de clase y tardes cubiertas: las familias concilian y los niños empiezan el día con calma.
